Digitalizar los documentos de tu empresa con Paperless-ngx
2 min de lectura · Actualizada el 03/11/2026
Facturas de proveedores, contratos, nóminas, cartas de Hacienda, recibos del banco… En muchas empresas y despachos todo eso sigue en archivadores o en carpetas del ordenador con nombres como «escaneo_0034.pdf». Encontrar un papel concreto lleva un buen rato.
Digitalizar no es solo escanear: es poder buscar y encontrar. Para eso existe Paperless-ngx, un archivo digital de código abierto.
Qué hace Paperless-ngx
- Lee el texto de cada documento (OCR), también en español, aunque sea una foto o un PDF escaneado.
- Busca por cualquier palabra: un importe, un nombre, un número de factura.
- Clasifica con etiquetas, tipos de documento y remitentes que tú defines.
- Aprende de cómo clasificas: tras unos cuantos documentos, propone la clasificación de los nuevos.
- Recoge documentos de tu correo: revisa un buzón y archiva los adjuntos que cumplan tus reglas.
- Guarda el original y una versión en PDF de archivo para el largo plazo.
Carpetas del ordenador frente a Paperless-ngx
| Carpetas compartidas | Paperless-ngx | |
|---|---|---|
| Buscar dentro del documento | No (si es escaneado) | Sí, por cualquier palabra |
| Clasificación | A mano, cada uno a su manera | Etiquetas, tipos y remitentes |
| Documentos del correo | Descargar y guardar a mano | Automático, con reglas |
| Varias personas | Carpetas duplicadas | Cada uno con su usuario y permisos |
| Desde el móvil | Difícil | Desde el navegador |
Para quién es
- Gestorías y despachos: la documentación de cada cliente, localizable al momento.
- Pymes: facturas de proveedores, contratos y documentación de personal.
- Autónomos: todos los gastos del trimestre, listos para tu gestor.
- Cualquier oficina que quiera dejar de buscar en archivadores.
Cómo empezar
- Define tu clasificación: etiquetas (Pagado, Pendiente), tipos (Factura, Contrato, Nómina) y remitentes (Hacienda, tu banco, tus proveedores).
- Sube los primeros documentos arrastrándolos a la web. En un momento tendrás su texto para buscar.
- Configura el correo si quieres que archive solos los adjuntos de un buzón, por ejemplo el de facturas.
- Digitaliza el archivo antiguo poco a poco: con un escáner de documentos, por lotes.
Consejo: crea una dirección de correo solo para facturas y pide a tus proveedores que las envíen ahí. Paperless las archivará sin que tengas que tocarlas.
Lo que no te podemos ocultar
Paperless-ngx organiza tus documentos, pero no es un programa de contabilidad: no presenta impuestos ni contabiliza facturas. Y si tu archivo contiene datos personales (nóminas, DNI, historiales), tú decides quién accede y durante cuánto tiempo se guardan.
Además, un archivo así tiene que estar protegido y con copias. En Paperless-ngx gestionado lo instalamos en un servidor solo para tu empresa, en Europa, lo mantenemos al día y, si las contratas, hacemos copias diarias cifradas fuera del servidor.
Resumen
Si pierdes tiempo buscando papeles, Paperless-ngx los convierte en un archivo en el que encuentras cualquier cosa en segundos. Ponlo en marcha hoy y empieza por las facturas del mes.
Paperless-ngx gestionado, en tu propio servidor
Lo instalamos, lo publicamos con HTTPS y lo mantenemos por ti. Desde 10,60 €/mes + IVA, sin permanencia.